こんにちは、忖度CPAです。
今日のテーマは、6つの事の内の2つ目、出世するためのコミュニケーションです。
２．コミュニケーション
下記記事にて、ポジショニングの重要性をご説明しました。
このポジショニングを獲得するための方法として、やはり日々のコミュニケーションの改善はマストになると思います。下記記事から引用させていただいた仕事のコミュニケーションにおける苦痛なことランキングでも、世間話や上司とのコミュニケーションが上位にランクインしていますね。
https://www.atpress.ne.jp/news/209897
では、どのようなコミュニケーション術を身に付ければ、コミュニケーションが苦痛ではなくなり、ひいては出世につながるのでしょうか。それは、決して媚を売ったり、気に入られようと頑張りすぎる（それが自然にできる人はもちろん武器になると思いますが）こととは違います。大切なのは、素直な気持ち、それだけです。
分からない点は素直に質問して教えてもらい、教えてもらったら素直に感謝する。下の人からの質問に対して、分からない点は素直に分からないと答える。そして一緒に考える。そんな気持ちが大切ではないでしょうか。
とはいえ、より具体的なアクションプランがないとイメージがしづらいと思いますので、素直なコミュニケーションをとり、信頼を得るために必要な5つのポイントをご紹介します。
①自分から話す
②返事はハッキリと
③言ったことは守る
④気の利いたことをいう必要はない
⑤できるだけ本音で話す
まずは①から。これ、皆さんできていますか？会議だけでなく、廊下などでの立ち話でも、自分から挨拶することや、自分から今考えていることを話すこと、これだけでもコミュニケーションは楽になります。何故かというと、人間は自分から自己開示をする人を信頼するからです。漫画などでも、自ら名乗らぬとは何事だ、みたいなセリフってありますよね。あのセリフからも分かる通り、礼儀として必要という意味合いもありますが、自己開示を積極的に行うことは良い人間関係を構築するために非常に有効な手段なのです。会議で一番に発言する、相手が挨拶してくれるか分からないけど自分から挨拶をする、これらの行動には確かに勇気がいりますよね。勇気がいるからこそ、皆できることではない。だからこそ、それを積極的にやっている人は一目置かれるのです。そして、普段から皆は一目置いていることを決して口にはしません。しかし、心の中では、「あの人はいつも一番に発言していてすごいな」と思っているものです。これを続けていると、そのうち、周りが「あの人が最初に発言するはず」とあなたの意見を待つようになります。こうなったら、もうその会議はあなたのもの。あなたの意見が通ります。自分の意見が通れば、やりがいが出てきます。そしてその意見により決定された事項への責任感が湧いてきます。すると仕事にも精がでます。このように、小さい勇気が、結局は自分の働きやすい環境や仕事が楽しいと思える環境を作り上げてくれるのです。
次に②。返事ははっきりと。これは、忖度CPAは体育会系なのかな？という疑念を生んでしまうかもしれませんが、決してそんなことはないですし、何も全ての返事を「ハイっっっっ！！」とする必要があるわけではありません。ここでお伝えしたいのは、返事の”内容”をハッキリさせましょう、ということです。分かることは分かる、分からないことは分からない、できることはできる、できないことはできない、というように、人の話を聞いた時や何か仕事の依頼を受けた時に、正直に自分の心に出てきた言葉を伝える、ということです。これ、できている人は多くないです。本当は少し曖昧な部分はあるけど、面倒だから、できない人と思われたくないから、とりあえず分かったふりをしておこう、皆さんやってませんか？仕事の依頼をされ、どのような作業なのか説明を受けた際の良い回答例としては、「ここまでは分かりました。その先のここはググれば分かりそうなので、もし分からなければ後で質問させてください。さらに先のここの話は理解が追い付かなかったのでもう1度教えてください。」などです。面倒くさーーー、と思われた方が大半だと思いますが、この最初のコミュニケーションが全てなのです。ここを面倒くさがらずにやることで、後々の面倒な事が95％はなくなります。また、このような話をすると、必ず「自分の理解度をそこまで言語化できない」という反論があります。そのような場合におすすめなのが、自分が今からやる作業を、説明してくれた先輩に対して逆に説明してみることです。説明してもらったら、その後に復唱してみるのです。理解してない場合、必ず説明が詰まります。そしたら、その部分をもう一度説明してもらえばいいのです。
③は言ったことは守る。これはシンプルで、約束は守る、ということです。言い換えると、できない約束はしない、とも言えます。特に仕事で多いのは、会議でタスクが2~3挙がった際に、誰も引き取りたくなくて、何となく誰がいつまでにやるのかが明確でないまま会議が終了する、ということです。このような時には、必ず、「差し支えなければ私が○○を××までにやります。」と言っちゃいましょう。引き取りたくないから沈黙しているのが一番ダメで、そもそもどうせ会社に来て仕事をしなきゃいけないのなら、積極的に仕事は取りましょう（既に人気株で仕事に追われている場合は別ですが）。そして、引き取ったタスクは自分が言った期限までに終わらせられるのがベストですが、実はここはそこまで重要ではありません。引き取ることが最重要で、次に重要なのが、中間報告です。つまり最初に言った××の期限までに無事終わらせられそうか、期限を延ばす必要がありそうか、といった内容を、××より数日前に報告するのです。期限を延ばすことをためらってはいけません。良くあるのが、期限を延ばすと評価が下がると思い、××日の朝まで頑張ったけど、結局無理で期限当日に上司に相談するパターンですが、これが最悪です。中間報告の際に相談しておけば、誰も評価を下げませんが、期限当日に相談するから評価が下がるのです。何を相談するか、ではなく、いつ相談するか、の方が重要なのです。
④気の利いたことを言う必要はない、です。これ、コミュニケーションの話になると、気の利いたこと相槌や切り替えしができる人を皆さんイメージしがちですが、そんなのは小手先のテクニックであり、信頼を得るためにマストなスキルではありません。確かに、この人がいると会議が煮詰まらずにスマートに終わる、この人と会話するといつも気持ちがいい、という人はいますが、そういう人は元々それらのスキルを学生時代から発揮していたタイプがほとんどです。後天的に獲得するには、かなりの努力が必要となります。それよりは、誠実なコミュニケーションを日々心掛けた方が信頼を得るためには早いです。例えば、困っている顧客がいて、相談を受けているとします。自分だけではその悩みを解決してあげられない場合に、励まそうとして気の利いたことを無理に言うよりは、「そうでしたか、それは大変ですね。お力になれることがあればいつでも仰ってください。」だけで十分です。むしろこの方が信頼されます。こちらがどうにもできないことは顧客も十分に理解している場合がほとんどです。そこで変に洒落っ気を出した言葉をかけるよりは、真摯に、誠実にその悩みを聞くことが最も大事です。普段の軽い会話であれば、確かに気の利いたことを言えた方が笑いは取れるかもしれませんが、あなたが本当に困っている時は、笑いより真剣さを相手に求めると思います。顧客や同僚も同じです。
⑤できるだけ本音で話す。これは難しい場合も多いです。また、本音で話すべきではない場面も多々あります。なので、”できるだけ”とつけています。ではどのような時に本音で話すべきなのか。a) 意見を求められている時、b) 何かを改善するとき、c) 部下の教育を行うとき、の3つです。a）は一番分かりやすいかもしれませんが、あなたが名指しで意見を求められた時、それはあなたの本音の意見を求められている場合がほとんどです。逆に名指しではなく、その場全体に対して意見が求められている時、これは上司やその場を取り仕切っている人の意見に賛同して欲しい、という同調圧力が働いています。ただ賛同が欲しいだけの場合、名指しで意見を求めると逆方向の意見を言われるリスクが多いので、その場全体に投げるのです。そして沈黙により賛成とみなす、これが日本の悪しき会議文化です。そのため、逆に名指しで意見を求められた時には、本当にあなたの本音の意見が求められていると考えて問題ないです。次にb)ですが、業務を改善しよう、部門を改善しよう、とあなたが思ったり、あなたの会社でそのような取り組みが起こった際に、一番の障害となるのが、前例や伝統です。そして、このような場合に、前例や伝統と対の概念になるのが、個々人の意見（本音）です。この書類は昔から紙ベースでハンコを押すのが慣例になっているから、コロナ禍でも出社してハンコを押さないといけないんだ、というケースを改善する場合、改善の源になるのは、「そもそもハンコ要らなくない？」、「コロナのリスクとハンコの効果を天秤にかけると圧倒的にコロナのリスクの方が重いんだけど」、といった本音なのです。このような改善活動の際に、忖度が働いて「...お世話になった上司がハンコ派だったから、本当は出社面倒だけど、ハンコには意味があると思っている体でいこう...」と本音を隠してしまうと、いつまでたっても改善されません。なので、改善の際には本音が非常に大事になります。最後にc)ですが、部下の教育は本音で行いましょう。ただ、本音で教育するというのは、本音をオブラートに包まず全てストレートに伝える、という意味ではありません。どういうことか。例えば部下が仕事が早いけど内容が少し雑だったとしましょう。その時上司であるあなたの本音は「仕事が早いから多くの仕事を頼みやすいし助かってるけど、雑な成果物によって後からクレーム処理に追われるのは勘弁」だと思います。この本音は大事なので、大切にしましょう。その上で、伝えるときには「仕事本当に早いよね、いつも助かってるよ、ありがとう。1つ1つを早く仕上げてくれるからついつい多くの仕事をお願いしちゃってて悪いね。多くをお願いしてるのにこんなことを言うのは気が引けるんだけど、たまに成果物に誤字・脱字があるけど、少し業務量多すぎれ疲れてたりする？こっちも甘えすぎないように気を付けるね。」といった具合にオブラートに包みましょう。これだけで、相手には十分「雑なところがある」というメッセージは伝わります。その上で、気を使って言ってくれている、というメッセージも伝わります。これが重要で、ただネガティブフィードバックをされるだけでなく、ちゃんと気遣いがある、ということも併せて伝わることで、モチベーションを落とさずにネガティブフィードバックを受け取ってくれるのです。
以上、少し熱く語りすぎてしまいましたが、出世のためのコミュニケーションでした。
You have to fight to reach your dream.