おはようございます。忖度CPAです。
そろそろ、2022年の手帳を購入される方が増えてくる季節ですね。
手帳を買うときってとても楽しいですよね。たくさん書き込んで、自分だけのオリジナル手帳を作り込んでいきたい、そう思いながら私も毎年この時期に手帳を新調しています。
今回は、そんな今の季節にぴったりの、手帳を使った時間管理術をご紹介したいと思います。
手帳については以下の記事も書いていますので、よろしければご参考ください。
まず、時間管理は２つに大別できます。予定の時間管理と、実績の時間管理です。前者は計画、後者は振り返り、ですね。
まずは予定の時間管理から。
皆さん、暇な日ができたときに「今日は何をしようかな〜」と考えたり、やることが多すぎるときには「何から手を付けよう」と、未来の時間の使い方について思考を巡らせることはよくありますよね。このような時、大半の人は頭の中で予定を組み立てていきますが、人間の脳のキャパシティが決まっている以上、実は自分が思っているよりも多くのことを考えられていないのが現実です。例えば、Aのタスクをやって、Bの会議に出て、Cの電話をする、D・・E・・と続いていくと、Aのタスクの詳細や、Bの会議の議題など、記憶しておける１つ１つの内容は薄まっていきます。そうなると、Aのタスクにかかる時間や、Bの会議の前に目を通しておかないといけない資料を読むのにかかる時間など、細かい時間の見積りができません。そのような状況下で、頭の中ですべてクリアになったつもりで勢いでAのタスクから取り掛かっても、Eのタスクまでたどり着くことはできず、Cの電話をできるかどうかとったところが現実的によくある話でしょう。
このような問題を解決するために、手帳が効果的です。まずは１つ１つ、その日のTo doを書いていきます。そしてAのタスクの詳細や段取り、Bの会議の資料の場所、Cの電話の電話番号など、各タスクを進めるのに必要な情報をできるだけメモしていき、メモしながらそれらをこなしている自分をイメージしていきます。こうすると、脳内で１度その日のタスクをイメージしているので、実際に手を動かすときにはスムーズに進めることができます。加えて、Bの会議に対する自分のアイディアなども書き込めますし、自在にアレンジすることができます。
ここまでやっていても、実際に手を動かすと想定外の事態は生じます。例えば、メモしていたCの電話番号がつながらなかった、などです。そうなると、その場合は他の誰かに電話を掛ける必要があるのか、はたまたメールを１本入れておくべきなのか、など、追加の対応が必要となり時間がとられます。しかし、最初に手帳で各タスクの時間を見積もっていない場合、その不足の事態によって追加でどれだけの時間を費やすことになったのかも分かりませんし、手帳にそのような想定外の事象も事後的に書き込んでおけば、「想定外の事態は必ず起こるもの」ということがすぐに分かるようになります。そして、いかに想定外の事態に時間を取られているかもわかるようになります。これが大事です。ここを理解しているビジネスパーソンと、理解できていないビジネスパーソンでは、天と地の差があると言っても過言ではありません。
ということで、本日は予定の時間管理のメリットをご説明しました。まとめると、①手を動かす前に必要な情報を書き込みながらブレインストーミングをすることになるので実際の作業がスムーズになる、②想定外の事態に動じなくなる、の２点がメリットでした。
次回は後半の、実績の時間管理についてです。
You have to fight to reach your dream.