皆さん、こんにちは。20代で年収1,000万円超を達成している公認会計士、忖度CPAです。
今回は、前回の以下記事の続きとして、手帳が持つスケジュール管理の機能やメリット、具体的な使い方についてご紹介していきたいと思います。
皆さんは、スケジュールを能動的に決めることができていますか？
上司や同僚、クライアントの予定に振り回され、なかなか自分の思い通りのスケジュールを組むことができていないそこのあなた。もうそんな毎日はやめましょう。スケジュールは、自分で管理するんです。先手必勝。
では、どのように手帳で能動的なスケジュール管理を行うのが効果的でしょうか。
それは、①会議招集は自分から送る、②重要な予定から決める、③リスケは悪いことではない、の3点で達成が可能です。また、これらを行いつつ、常に手帳でそのスケジュールを俯瞰することが重要です。
まず、①についてですが、上司や部下、クライアントとの会議招集の送信を自分から行っていますか？上司に対しては自ら送信している人は多いと思いますが、部下に対しては「カレンダーの空いているところで適当に入れておいて」という言っている方は多いのではないでしょうか。これは、自分の予定の決定権を他人に渡しているので、スケジュール管理の観点からはよろしくありません。自分が出る必要のある会議は自分で日時を決定する、他人から送られてきた会議招集は自分の都合のいい日時に変更してもらう、ぐらいの気概が必要です。１日２４時間は非常に短く、人生は一瞬なので、それぐらいの気概で自分のスケジュールを死守しなければ、とても自己研鑽やスキルアップに費やす時間は取れませんし、ましてや家族との時間を確保するのも難しくなっていってしまいます。
次に②ですが、会議に重要性の概念は間違いなく当てはまります。つまり、重要な会議と、重要でない会議は、両方存在します。そしてあなたが考えるべきは、重要な会議のみです。クライアントへの重要なプレゼンテーション、内部で重要な決定を行う場合の会議などです。定例的な会議や、意思決定ではなく単なる情報共有の会議は、重要性が下がります。１週間を１つの切り口にスケジュールを考える方は多いと思いますが、その場合にも、重要な会議に焦点を当ててその１週間の動きを考えるべきです。この理由は、重要でない会議は、あなた以外の人だけでも回るからです。もし回らなくなったら、電話なりチャットなりで後から連絡をしてきます。そのため、あなたの存在が重要となる、重要な会議のみに焦点を当てるべきなのです。
最後に③ですが、リスケジュールは悪ではありません。よくあるパターンとして、会議の冒頭に「すみません、まだ全部は終わっていないんですが...」という前置きから入る人がいますが、その場合はその瞬間に「今日は中止にしてまた後日にしましょう」と言うべきです。もちろん、イメージのすり合わせのために早い段階で上司の確認を取ることは重要なプロセスですが、それであれば会議の形式にする必要はありません。ファイルを共有すれば終わる話です。そのため、不完全な状態で会議に臨むぐらいであれば、躊躇なくリスケしましょう。「リスケしたら上司に怒られるかな」と思ってしまう人は多いですが、リスケされて喜ぶ人しか見たことがありません。
以上が、スケジュール管理において重要なコツです。そして、これらを常に意識しつつ、手帳上では重要な予定・会議のみを記入し、それらの予定を俯瞰することが重要です。１週間だけでなく、１ヶ月、１年単位での重要な予定に対するスケジュール感が常に俯瞰できるようにしておき、さらに頭にも入っている必要があります。
毎日毎日、些末なタスクは激流のように流れてきます。人間は、簡単にできる些末なタスクに意識を奪われてしまいがちです。しかし、手帳上で重要な予定を常に俯瞰できるようにしておくことで、意識の大半を重要なタスクに向けることが可能となり、些末なタスクに振り回されることがなくなります。
今すぐ、直近３ヶ月で自分が成し遂げたい仕事、会議、予定を手帳に書き込んでみてください。そして、それらの予定が邪魔されないように、上記の①〜③を常に意識してください。
You have to fight to reach your dream.